Podcast Kearsipan; Pengelolaannya dan Penyimpanannya

  • Bagikan

Saya takjub kepada kearsipan di salah-satu pesantren di Jawa Timur. Di sana tersedia lembaga khusus untuk mengarsipkan arsip pesantren. Untuk lebih lanjut, kami mendatangi pengelolanya, dan bertanya dikit-dikit tentang pengarsipan.

Apa itu pengarsipan?

Pengarsipan merupakan kegiatan penting yang berperan untuk menyelamatkan barang-barang yang dianggap bernilai dan berharga bagi kita. Baik dalam organisasi pemerintahan, kemasyarakatan termasuk pondok pesantren. 

Sejak kapan proses kearsipan didirikan?

Proses kearsipan ini sudah ada sejak Indonesia belum merdeka. Sejak awal mula Belanda menjajah ke Indonesia. Bahkan terkait pemerintahan Belanda di Indonesia sekitar tahun 1850-an arsipnya sudah ada. Jadi proses berjalannya kearsipan itu sudah lama.

Apakah arsip pesantren juga bisa dimasukkan dalam kenegaraan?

Ya bisa. Seperti arsip-arsip tentang pondok pesantren yang dimiliki oleh sebuah pesantren yang mempunyai nilai sekunder kemudian nilai sejarah. sehingga nantinya peran aktif pesantren dari awal ikut-serta  memajukan  bangsa. Ikut berkontribusi ke negara dan pastinya hal itu akan diakui oleh pemerintah.  

Dengan memiliki cara tersendiri apakah bisa dikategorikan arsip nasional?

Dalam organisasi itu harus ada naungan untuk membentuk klasifikasi tentang pengelolaan arsipnya terutama manajemen arsipnya atau pengolahan surat-menyuratnya. Bagaimana klasifikasinya? Bagaimana tata naskahnya? jika belum ada maka harus membentuk klasifikasi sendiri terlebih dahulu agar arsip-arsip tersebut terselamatkan. Setelah itu baru kita adakan penilaian kalau memang hal itu mengandung nilai sejarah. Kita serahkan ke arsip daerah. Kemudian oleh pihak kearsipan daerah akan dipilih mana arsip yang bisa dijadikan skala nasional. Itulah arsip-arsip yang memiliki nilai statis, yakni permanen dan memiliki nilai sejarah.

Gunanya arsip itu untuk apa? 

Gunanya untuk dibuat bahan penelitian, sebagai bahan pengambilan keputusan dan sebagainya. Semisal ada korupsi-korupsi yang merajalela maka bukan pelakunya yang dicari terlebih dahulu melainkan kearsipannya. Karena melalui kearsipannya tersebut akan mudah dalam melakukan penyidikan. Atau semisal anda ingin melakukan penelitian tentang pesantren maka langkah yang harus diambil pertama kali adalah merujuk pada arsip-arsipnya. Mana arsip yang bisa dianggap penting dan bernilai sejarah? Karena dalam menggali sebuah sejarah itu, anda harus memiliki rujukan yang jelas.

Di mana kita menyimpan arsip?

Kami mengklasifikasi arsip menjadi dua, ada yang berbentuk warkat, ada pula yang digital. Adapun arsip yang berupa warkat, kami simpan di lemari besi, yang diawasi oleh CCTV selama 24 jam non-stop. Sedangkan arsip digital, kami simpan di server terpercaya. Sehingga aman dari kehilangan dan juga serangan virus.

***

Itulah tadi bincang-bincang kami dengan pengelolanya. Oh, ya, berbicara tentang server terpercaya, kami teringat dengan cloud server Indonesia. Cloud server yang satu ini terkenal gak ribet dan keamanannya tidak bisa diragukan lagi. Jika Anda penasaran, yuk, intip langsung websitenya! Mumpung masih ada promo!

  • Bagikan

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *